Automação de processos com IA em Vitória (ES): por onde começar

Automação com IA devolve horas quando começa pela tarefa que mais consome tempo da equipe e se repete do mesmo jeito. Quando começa pela ferramenta, o projeto costuma entregar uma demonstração que não entra na rotina de ninguém.

Este texto é para dono ou gestor de empresa no Espírito Santo que está avaliando automatizar uma rotina. Ele parte do que a Ybá já publicou: a página de Automação e IA e três casos entregues, dois deles com o tempo economizado medido.

Que tarefa vale a pena automatizar primeiro?

A que reúne quatro sinais ao mesmo tempo.

• Tem frequência fixa. Acontece todo mês, toda semana ou todo dia, e alguém sabe dizer quando.
• Repete o mesmo caminho. A entrada é parecida a cada vez e a saída tem formato conhecido: um relatório, um registro, um documento.
• Consome horas de quem foi contratado para outra coisa. Como o analista que passa a semana montando a tabela em vez de ler o número.
• Erra quando é feita com pressa. Etapa pulada, fórmula quebrada, informação que some na conversa.

Costumam se encaixar aqui o relatório recorrente, a extração de dados de documentos, o processamento de arquivos em lote e a rotina administrativa. Comece pela tarefa que marca os quatro sinais e tem mais horas por mês.

Quanto tempo uma automação devolve?

Depende da tarefa, e por isso o número precisa ser medido antes e depois. Dois casos entregues pela Ybá mostram a ordem de grandeza.

• Relatório mensal. Exportar a base, colar, conferir, ajustar fórmula e formatar saiu do caminho. O relatório passou a se alimentar da base. Resultado: 24 horas economizadas por mês.
• Relato de campo. Dois agentes dentro dos grupos de WhatsApp que a equipe de saúde e segurança do trabalho já usava coletam o relato, classificam por tipo de ocorrência e organizam para consulta. Resultado: 17 horas economizadas por mês.

Os dois casos são contados sem identificar o cliente, por não haver autorização de uso do nome. O terceiro caso, da Norten, mede outra coisa: toda decisão de reunião passou a sair com responsável e prazo.

Toda automação precisa de IA?

Não. No relatório mensal, as regras que a pessoa aplicava à mão viraram fórmula e automação. Não havia texto para interpretar, só um caminho fixo para executar.

A IA entra quando a entrada é texto escrito do jeito que cada pessoa escreve. O relato de campo chega em linguagem solta, misturado com outras mensagens do grupo, e precisa ser lido e enquadrado por tipo. A ata de reunião mistura discussão e decisão no mesmo parágrafo. Nesses casos, uma regra fixa não dá conta, e a IA faz a leitura.

Por isso a pergunta certa sobre a tarefa é como a informação chega. A escolha da tecnologia vem depois.

Precisa trocar de sistema ou organizar os dados antes?

Não. A automação se integra ao ERP, ao CRM e às planilhas que a empresa já usa. No caso de saúde e segurança do trabalho, os agentes ficam nos grupos de WhatsApp da equipe, e ninguém abre aplicativo novo.

Organizar a origem do dado faz parte do trabalho. O ponto de partida é a tarefa que consome mais tempo, e o estado da base é tratado no caminho.

Automatizar a tarefa ou treinar a equipe?

As duas coisas resolvem problemas diferentes. Quando a tarefa se repete igual, automatizar rende mais: a equipe passa a receber o resultado pronto. Quando a tarefa muda a cada vez e depende do julgamento de quem executa, treinar a equipe para usar IA rende mais.

As duas situações podem conviver na mesma empresa. O artigo sobre treinamento de IA para empresas trata do segundo caso.

Como avaliar uma proposta de automação?

Uma boa proposta parte da tarefa e mostra como o resultado vai ser medido. Cinco perguntas ajudam a conferir.

• Começa pela tarefa e pelas horas de hoje? Sem o tempo de antes, não há como saber o que a automação devolveu.
• A equipe continua trabalhando do mesmo jeito? Automação que exige aplicativo novo ou formulário a mais tende a ser abandonada.
• Há conferência onde o erro custa? No caso da Norten, um auditor de ata lê o documento gerado e aponta decisão sem dono e prazo ausente.
• O que acontece quando a regra muda? Pergunte quem ajusta a automação e como a mudança fica documentada.
• O resultado fica consultável? O relato de campo passou a ser consultado por tipo e por período, em vez de ficar preso na ordem da conversa.

Desconfie de proposta que começa pela ferramenta: a tecnologia deveria sair do desenho da tarefa.

Precisa ser um fornecedor de Vitória?

Não. A Ybá fica em Vitória, atende presencialmente na Grande Vitória e online para todo o Brasil, o que inclui o resto do Espírito Santo.

O que pesa mais é o levantamento da rotina: ver como a tarefa é feita hoje, por quem e quanto tempo leva. Pergunte ao fornecedor como esse levantamento vai acontecer.