O relato de campo virou
informação consultável depois.

A situação

O que acontece no campo era relatado, e parava no grupo do WhatsApp.

Numa operação de saúde e segurança do trabalho, quem está em campo relata o que vê pelo canal que já tem na mão: o grupo de WhatsApp da equipe. Isso funciona para avisar, e falha para tudo o mais. O relato desce na conversa, se mistura com combinação de horário e foto de almoço, e some.

O custo aparece depois. Quando alguém pergunta quantas ocorrências daquele tipo aconteceram no trimestre, ou em qual frente o mesmo problema se repete, a resposta exige alguém rolar meses de conversa. Na prática, ninguém rola: a pergunta deixa de ser feita, e a operação perde a única base de dado que ela já estava produzindo de graça.

O que foi construído

Dois agentes que moram dentro do grupo.

• Coleta no canal onde o relato já nasce. Os agentes ficam dentro dos grupos de WhatsApp que a equipe já usa. Ninguém precisa abrir aplicativo novo, preencher formulário ou mudar o jeito de trabalhar, que é a razão pela qual sistemas de registro em campo costumam ser abandonados na segunda semana.
• Classificação por tipo de ocorrência. O relato que chega em linguagem solta é enquadrado por tipo, o que transforma mensagem avulsa em registro comparável com os outros.
• Organização para consulta posterior. O que foi coletado e classificado fica consultável depois, por tipo e por período, em vez de ficar preso na ordem cronológica da conversa.

O que mudou

A conversa continuou a mesma. O que sai dela mudou.

A equipe de campo não mudou de comportamento, e esse é o ponto do desenho. O canal continua sendo o grupo, o relato continua sendo escrito do jeito que a pessoa escreve. O que passou a existir é a camada que lê aquilo e organiza.

Com isso, o mesmo esforço que já era feito passou a alimentar uma base. Pergunta sobre recorrência de ocorrência deixou de depender de memória de quem estava no grupo naquele mês.

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