O relatório mensal montado à mão
virou planilha que se atualiza sozinha.

A situação

Todo mês, a mesma planilha era remontada do zero.

O relatório mensal existia e era bom. O problema era como ele nascia: alguém exportava a base, colava numa planilha, conferia, ajustava fórmula quebrada, formatava e enviava. Todo mês, do começo.

Trabalho assim tem dois custos, e o segundo é maior que o primeiro. O primeiro são as horas, que aparecem no calendário de quem faz. O segundo é que essas horas saem de uma pessoa que foi contratada para ler o número, não para montar a tabela. O mês inteiro de análise se comprime nos dias que sobram depois da montagem.

O que foi construído

Uma planilha que se atualiza quando a base muda.

• Estrutura ligada à origem do dado. A planilha deixou de ser um arquivo que recebe cópia e passou a se alimentar da base, com o caminho do dado documentado.
• Cálculo automatizado. As regras que a pessoa aplicava à mão viraram fórmula e automação, com o mesmo resultado e sem a chance de alguém pular uma etapa numa semana corrida.
• Formatação e saída prontas. O relatório sai no formato de entrega, sem passo de montagem no fim.

O que mudou

A montagem saiu do caminho. Sobrou a leitura.

O relatório passou a refletir a base sem ninguém remontar nada, e a rotina mensal deixou de começar por trabalho manual. As horas que iam para montagem voltaram para a interpretação do número, que é onde elas geram decisão.

Este é também o caso que a Ybá usa para explicar quando Business Intelligence ainda não é necessário. Com uma fonte de dado só e um relatório recorrente, planilha automatizada resolve por R$ 3 mil a R$ 10 mil e entrega o mesmo alívio. BI vira o passo seguinte quando as fontes se multiplicam.

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