Como contratar BI e Power BI em Vitória (ES)

Contratar BI dá certo quando a empresa chega ao fornecedor sabendo que decisões o painel vai apoiar e onde cada número nasce. Sem isso, o projeto entrega uma tela bonita sobre uma base em que ninguém confia.

Este texto é para dono ou gestor de empresa no Espírito Santo que está avaliando BI ou Power BI. Ele parte do que a Ybá já publicou: a página de Business Intelligence, os casos entregues e o Diagnóstico de Maturidade de Dados.

O que a empresa precisa ter resolvido antes de contratar BI?

Três coisas, na ordem em que o projeto vai cobrá-las.

• A lista de decisões. Que decisão o painel precisa apoiar, e quem vai olhar para ele? BI sem visão de negócio vira relatório bonito e decisão ruim, porque a pergunta de negócio precisa existir antes da tela.
• Uma fonte para cada informação crítica. O painel soma o que a base tem. Se o mesmo cliente está cadastrado com três códigos, o painel mostra três clientes. Se a data chega do sistema como texto, os meses saem fora de ordem.
• Alguém que responde pelo cadastro. Um projeto consegue limpar o histórico. Sem um responsável pelo cadastro, o erro corrigido volta no mês seguinte.

O erro que antes aparecia uma vez por mês, na planilha de alguém que conferia, passa a aparecer todo dia, para toda a liderança. Por isso, quando o registro ainda está desorganizado, a recomendação da Ybá é arrumá-lo antes de contratar o painel.

Como saber se a empresa já está pronta para BI?

O Diagnóstico de Maturidade de Dados da Ybá responde a isso com 20 perguntas sobre a rotina da empresa, agrupadas em cinco dimensões: onde o dado mora, qualidade do dado, rotina e automação, uso na decisão, e pessoas e processo. O total cai em uma de quatro faixas, cada uma com um próximo passo.

• 0 a 15 pontos

  Dado disperso

  Centralizar antes de pensar em painel: uma fonte para cada informação crítica, uma regra de quem cadastra e como, e as planilhas decisivas fora do computador pessoal.

• 16 a 30 pontos

  Dado registrado, ainda não confiável

  Definir a fonte que vale para cada número, limpar duplicidade e formato, documentar o cálculo dos três indicadores mais usados e automatizar o relatório que mais consome tempo. O BI entra depois.

• 31 a 45 pontos

  Dado organizado, uso irregular

  É onde entra o BI: um painel único com as perguntas que a liderança faz de verdade, atualizado sem intervenção.

• 46 a 60 pontos

  Dado no centro da decisão

  Manter a estrutura viva, com alguém evoluindo o painel e revisando o cálculo.

É uma autoavaliação gratuita, com resultado na tela e sem cadastro. Serve para chegar à conversa com o fornecedor já sabendo por onde começar.

Toda empresa precisa de BI, ou uma planilha automatizada resolve?

Nem toda empresa precisa de BI no primeiro dia. Com uma fonte de dado só e o relatório mensal montado à mão, uma planilha automatizada devolve as mesmas horas. Foi o que aconteceu em um caso entregue pela Ybá: o relatório mensal virou uma planilha que se atualiza sozinha.

BI passa a valer quando as fontes se multiplicam, quando áreas diferentes dão números diferentes para a mesma pergunta ou quando o relatório virou gargalo de decisão.

Vale observar se o fornecedor diz isso antes da proposta. A Ybá diz na conversa de diagnóstico.

Power BI ou Looker Studio: qual escolher?

Depende de onde o dado mora e de como a empresa trabalha. Operação apoiada em Google Workspace e planilhas costuma andar melhor no Looker Studio. Volume maior, modelagem mais pesada e controle de acesso por área costumam pedir Power BI.

Por isso a ferramenta sai do diagnóstico, depois do mapa das fontes. Uma proposta que fecha a ferramenta antes de saber onde o dado mora decidiu cedo demais.

Como avaliar uma proposta de BI?

Uma boa proposta mostra o caminho do dado até o painel. Cinco perguntas ajudam a conferir.

• Começa pelas perguntas? A primeira etapa levanta que perguntas o painel responde, quem vai olhar e onde cada dado mora hoje.
• A carga roda sozinha? Pergunte quem exporta o arquivo na segunda-feira. Se a resposta for uma pessoa, o painel depende dela.
• Há entregas parciais? Elas permitem corrigir a rota cedo, não no fim do projeto.
• O cálculo fica documentado? Como o número é calculado, de onde vem e o que fazer quando a fonte mudar, por escrito.
• A equipe aprende a ler o painel? O objetivo é a sua equipe ler o próprio número sem depender do fornecedor.

Confira também se o valor fechado sai do escopo: quantas fontes entram, quantos relatórios o painel cobre e com que frequência a carga acontece. É por esses pontos que o valor do projeto de BI da Ybá varia.

O que pedir no primeiro mês de projeto?

Peça evidências de que a base está de pé, mesmo que o painel final ainda não exista.

• A lista de decisões. As perguntas que cada painel responde e quem vai olhar para ele.
• O mapa das fontes. Onde cada número nasce e qual versão vale.
• A definição escrita de cada indicador. A regra de cálculo, por escrito. No caso da RE/MAX, o painel dos indicadores da metodologia Buffini usa a mesma regra de cálculo em todo período, sem depender de quem montou.
• Uma carga automática funcionando. Com dado real e sem ninguém exportar nada.
• Um dono para cada indicador e para o cadastro. Do lado da sua empresa.

Com esses cinco itens, o painel nasce sobre base firme. Sem eles, o que aparece na tela é o problema de hoje, com gráfico.

Contratar BI em Vitória (ES) exige um fornecedor local?

Não. A Ybá fica em Vitória, atende presencialmente na Grande Vitória e online para todo o Brasil, o que inclui o resto do Espírito Santo.

O que pesa mais é como o levantamento das fontes e o treinamento de leitura vão acontecer. Pergunte ao fornecedor se serão presenciais, online ou nos dois formatos.